AKTA OSOBOWE 2019 NA NOWYCH ZASADACH I RODO W KADRACH. NAJNOWSZE PROJEKTY NOWELIZACJI KODEKSU PRACY ORAZ NOWE ROZPORZĄDZENIE O DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ.

  1. Akta osobowe 2019 na nowych zasadach

Przewodnik po zmianach w dokumentacji pracowniczej mających obowiązywać od 1 stycznia 2019 roku.

  • Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
  • Zrównanie pod względem prawnym papierowej i elektronicznej postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
  • Zamiana zakresu danych osobowych i reguł ich pozyskiwania od kandydatów do pracy i pracowników.
  • Nowa zawartość akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej.
  • Podstawy prawne wymienionych zmian – omówienie nowych przepisów projektów i nowelizacji prawa pracy.
  1. Papierowe akta osobowe – prowadzenie od stycznia 2019

Zasady prowadzenia od 1 stycznia 2019 roku papierowych akt osobowych pracowników.

  • Podział na 4 części i ewentualnie części na podzbiory.
  • Zasada układu chronologicznego i numeracji w ramach każdej części.
  • Wymienialny i łatwy do korekty spis treści.
  • Przyjmowanie tylko kopii.
  • Postać papierowa, albo elektroniczna.
  • Dokumenty co do zasady w języku polskim.
  • Poświadczanie za zgodność z oryginałem.
  • Sytuacje szczególne (ponowne zatrudnienie byłego pracownika, zatrudnienie obecnego pracownika na drugą umowę o pracę, transfer zakładu pracy, śmierć pracownika).
  1. Część A akt osobowych – kandydat do pracy

Zawartość części A akt osobowych (kandydat do pracy) od 1 stycznia 2019 roku.

  • Jakie dane osobowe będzie można odbierać od kandydata do pracy po zmianach przepisów?
  • Oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.
  • Sposób i forma odbioru danych osobowych (oświadczenie i potwierdzenie).
  • Kwestionariusz osobowy dla kandydatów do pracy.
  • Potwierdzanie doświadczenia, kwalifikacji i wykształcenia na nowych zasadach.
  • Gromadzenie orzeczeń lekarskich i skierowań na badania.

Analiza porównawcza – Porównanie zawartości części A akt osobowych wedle obecnego i przyszłego stanu prawnego.

  1. Część B akt osobowych – nawiązanie i przebieg stosunku pracy

Zawartość części B akt osobowych (nawiązanie i przebieg stosunku pracy) od 1 stycznia 2019 roku.

  • Dane osobowe, jakich będzie można żądać od pracownika.
  • Kwestionariusz osobowy dla pracownika.
  • Umowa o pracę.
  • Podstawowa i rozszerzona informacja o warunkach zatrudnienia.
  • Wypowiedzenie warunków pracy i/lub płacy oraz zmiana umowy o pracę w innym trybie.
  • Dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielskich pracowników.
  • Dokumenty związane z korzystaniem z urlopu bezpłatnego.
  • Skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.
  • Zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP.
  • Dokumenty dotyczące przyznania nagrody lub wyróżnienia, nałożenia kary porządkowej, podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
  • Możliwość podziału na podzbiory B1, B2, B3 itd.

Analiza porównawcza – Porównanie zawartości części B akt osobowych wedle obecnego i przyszłego stanu prawnego.

  1. Część C akt osobowych – rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy

Zawartość części C akt osobowych (rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy) od 1 stycznia 2019 roku.

  • Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę.
  • Wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy.
  • Dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
  • Kopia wydanego świadectwa pracy.
  • Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.
  • Umowa o zakazie konkurencji obowiązująca po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.
  • Skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.
  1. Część D akt osobowych – odpowiedzialność porządkowa pracowników

Zawartość nowej części D akt osobowych (odpowiedzialność porządkowa pracowników) od  1 stycznia 2019 roku.

  • Możliwość podziału na podzbiory C1, C2, C3 itd.
  • Sposób postępowania w razie zatarcia kary porządkowej.
  1. Zawartość pozostałej dokumentacji zatrudnieniowej
  • Dokumentacja indywidualna (ewidencja czasu pracy, ubieganie się i korzystanie z urlopu wypoczynkowego, karta wynagrodzenia i wypłaconych świadczeń ze stosunku pracy, karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego).
  • Dokumentacja zbiorowa (dotycząca podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych i wypadków).
  • Dokumentacja zatrudnieniowa – albo postać papierowa, albo elektroniczna.
  1. Elektroniczna postać akt osobowych

Elektronizacja akt osobowych pracownika począwszy od  1 stycznia 2019 roku.

  • Zmiana postaci prowadzenia i przechowywania akt osobowych (warunki techniczne, zawiadomienie pracownika i byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci, wydanie dokumentacji, terminy).
  • Dołączanie dokumentu papierowego do e-akt.
  • Minimalne wymogi wobec systemu teleinformatycznego do obsługi e-akt (zabezpieczenie przed utratą, integralność, dostępu osób uprawnionych, cykliczne kopiowanie, systematyczna analiza zagrożeń itd.)
  • Sposoby zabezpieczenia elektronicznej dokumentacji.
  • Przenoszenie e-dokumentacji między systemami teleinformatycznymi (metadane, uporządkowanie dokumentów i metadanych w odpowiednich plikach.
  • Przejście z postaci elektronicznej na papierową.
  1. Kopie dokumentacji pracowniczej

Wydawanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej.

  • Obowiązek pracodawcy wykonywany nieodpłatnie.
  • Osoby uprawnione do składania wniosku o wydanie kopii fragmentu lub całości dokumentacji.
  • Forma wniosku, termin, sposób wydania.
  1. Obowiązkowe skrócenie okresu przechowywania dokumentacji
  • Okres przechowywania dokumentacji dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku.
  • Od kiedy biegnie skrócony okres przechowywania?
  • Kiedy dłuższe okresy przechowywania (prace górnicze, trwające postępowania, ponowne zatrudnienie pracownika).
  • Zawiadomienie pracownika (obecnego i byłego) o okresie przechowywania i możliwości odbioru dokumentacji po upływie tego okresu (warz z wydaniem świadectwa pracy).
  1. Dobrowolne skrócenie okresu przechowywania dokumentacji – krok po kroku
  • Beneficjenci dobrowolnego skrócenia – pracownicy i zleceniobiorcy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku.
  • Warunki dobrowolnego skrócenia okresu przechowywania (min. oświadczenie zamiaru złożenia raportów informacyjnych, przekazanie raportów ZUS RIA).
  • Terminarz składania raportów informacyjnych za osoby objęte dobrowolnym skróceniem.
  • Elementy nowego raportu informacyjnego ZUS RIA i jego elementy.
  • Zmiany w pozostałych drukach ZUS.
  • Wzór pouczenia dla pracownika i zleceniobiorcy, za którego płatnik złoży raport ZUS RIA.
  1. RODO w kadrach – ochrona danych osobowych

RODO w kadrach po 25 maja 2018 roku oraz w świetle zmian planowanych na 2019 rok.

  • Zasady ochrony danych osobowych członków załogi.
  • Inspektor ochrony danych osobowych.
  • Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych członków personelu.
  • Umowa podpowiedzenia.
  • Zgoda na dobrowolne przetwarzanie danych.
  • Informacja o prawach członka załogi w zakresie ochrony danych osobowych.
  • Ocena skutków dla ochrony danych osobowych.
  • Rejestr czynności przetwarzania.
  • Wzorcowe ogłoszenia rekrutacyjne po wejściu w życie przepisów RODO (25.05.2018).
  • Wzorcowe ogłoszenia rekrutacyjne zgodne z planowanymi zmianami przepisów od 1 stycznia 2019 roku.
  1. Informacji o niekaralności członka załogi

Pozyskiwanie informacji o niekaralności członka załogi po zmianie przepisów od 27 czerwca 2018 roku.

  • Pracodawcy uprawnieni do sprawdzania karalności (sektor finansowy).
  • Osoby podlegające weryfikacji.
  • Zakres badanej niekaralności (przestępstwa umyślne i nieumyślne wymienione w ustawie).
  • Procedura badania niekaralności (oświadczenie, a na żądanie pracodawcy – informacja z KRK, częstotliwość co do zasady raz na rok, zwrot kosztów pracownikowi, terminy).
  1. Monitoring w miejscu pracy

Monitoring w miejscu pracy (pomieszczeń i narzędzi pracy).

  • Gdzie nie należy instalować monitoringu?
  • Zasady wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy.
  • Obowiązki informacyjne związane z monitoringiem w miejscu pracy.
  1. Panel dyskusyjny

Czas zarezerwowany przez wykładowcę na indywidualne pytania uczestników szkolenia z zakresu prowadzenia akt pracowniczych i ochrony danych osobowych w zakładzie pracy oraz okazja do wymiany doświadczeń i spostrzeżeń pomiędzy osobami biorącymi udział w kursie poświęconemu tematyce dokumentacji kadrowej.

Aktualizacja: 2019-02-04